Belegeinsicht und Betriebskostenabrechnung

Zur Abrechnung der Betriebskosten müssen Belege nicht beigefügt werden. Der Mieter hat allerdings das Recht zur Einsichtnahme in diese Belege, nicht aber in die Quittungen. Einsicht in die Unterlagen kann ein grundsätzlich im Büro des Vermieters und/oder Verwalters zu den üblichen Geschäftszeiten nehmen. Hierzu sind dem Mieter die Rechnungen, Lieferscheine, Mess- oder Ableseprotokolle, Gebührenbescheide, Wartungs-, Versicherungs-, Hauswart- und andere Verträge vorzulegen, die für die Abrechnung der Betriebskosten von Bedeutung bzw. Grundlage sind. Dieses Recht zur Einsichtnahme in die Belege kann bis zum Ablauf der Einwendungsfrist geltend gemacht werden.

Dem Mieter ist nach Erhalt einer Betriebskostenabrechnung berechtigt, die Richtigkeit der angesetzten Zahlen und Kosten mit Hilfe der zugrundeliegenden Belege zu prüfen. Gemäß BGH-Urteil (BGH, Urteil v. 8.3.2006, VIII ZR 78/05, WuM 2006 S.200) steht dem Mieter lediglich ein Einsichtsrecht zu. Der Mieter kann nicht verlangen, dass ihm Fotokopien der Belege oder bestimmte Belege zugesandt werden, auch wenn er anbietet, die Kosten hierfür zu erstatten.

Lediglich in Ausnahmefällen gesteht der BGH dem Mieter das Recht zu, Fotokopien der Betriebskostenbelege anzufordern (BGH, Urteil v. 19.1.2010, VIII ZR 83/09, WuM 2010 S.296).

Gemeint sind hier die Fälle, in denen dem Mieter die Einsichtnahme nicht zugemutet werden kann. Die Frage, ob ein solcher Ausnahmefall vorliegt, lässt sich nur anhand der konkreten Umstände beurteilen.

Hat der Vermieter dem Mieter gefälligkeitshalber zunächst einmal bestimmte Belege in Fotokopie überlassen, erwächst hieraus kein Recht auf weitere Unterlagen in Kopie (BGH, Urteil v. 13.9.2006, VIII ZR 71/06, WuM 2006 S. 619).

Die Einsichtnahme in die Belege ist auch für die Einhaltung der Einwendungsausschlussfrist des § 556 Absatz 3 Satz 5 und 6 BGB von Bedeutung. Des Weiteren kann sie als Obliegenheit des Mieters für das Verhalten in einem späteren Prozess von Bedeutung sein.